Anordna ett event - En lathund

(Officiellt event = ett event där t.ex. utmärkelser får delas ut)

Mer om detta kan läsas på http://www.drachenwald.sca.org/offices/chronicler/make-event-official/

så här gör du för att ditt event ska bli officiellt:

1. Det måste finnas en lokalgrupp som står som arrangör för eventet (t.ex. Frostheim). 
2. Datum måste bokas i Drachenwalds kalender. Detta ska göras av Drotsen i lokalgruppen – inte av autokraten för eventet.
   Web-formulär för datumbokning: http://www.drachenwald.sca.org/events/calendar-add/
   Kontrollera att det inte redan finns några viktiga andra evenemang på de datum du önskar boka.
3. Efter bekräftelse från Drachenwalds kalender, måste annons skickas till Dragon’s Tale.
   Skickas via e-post till [email protected]  “[DT] Name of Event” som titel.
   Mer information om hur man skriver en eventannons finns på http://www.drachenwald.sca.org/offices/chronicler/guidelines-event-announcement/Annonsen måste publiceras i Dragons Tale senast den månaden då eventet hålls. Om Eventet sker före den 10:e i månaden, ska annonsen vara med i föregående månads tidning.
   För att få annonsen med i tid, ska den skickas till DW-chronicler senast den 25:e. dagen i månaden två månader innan den månaden vilkets nummer annonsen ska vara i; t.ex. för att hinna till november-tidningen, ska annonsen vara inne senast 25:e september.

   Annonsen måste innehålla följande information:

• • Namn på arrangerande lokalgrupp
  • Huvudautokratens mundana namn & SCA-namn, telefonnummer och e-post
  • Adress till eventplatsen (om ingen adress finns, måste detta nämnas)
  • Eventdatum & tid för start och slut
  • Kostnad och betalningsinformation (om aktuellt)

Det rekommenderas att även ta med:

• • Namn och kontaktinformation till eventuella Marshal-in-charge (om det ska slåss på eventet)
  • Beskrivning om eventet (kurser/turnering/A&S etc)
  • Vilka måltider som är inkluderade
  • Info om siten (Ska man ha med sig tält och campa, finns crash space, är det sängar, ska man ta med sänglinne, osv…)
  • Reseinformation (hur tar man sig dit)
  • Anmälningsinformation (senaste dag för anmälan, hur man anmäler sig, regler för avanmälan)
  • URL för event website, om sådan finns (Vi i Frostheim gör ALLTID en sån först, då kan man alltid hänvisa till den för senaste info)
  • Restriktioner, om några finns (inga djur / öppen eld / alkohol / luftburna allergier)
  • Kontaktinformation för övriga i arrangörsgruppen (matokrat, A&S koordinator etc)

Lycka till med ert event!